Team-Meetings in Zeiten von Covid-19:  Sweet and simple

Houston, do you read?

Willkommen im Home Office!

Viele Teams arbeiten nun plötzlich vermehrt remote – nicht mehr im selben Büro, sondern in den eigenen vier Wänden. Für manche mag das eine Erleichterung sein (“endlich Ruhe!”), für andere schwierig und verunsichernd (“an wen wende ich mich mit meinen Fragen?”, “Asynchrones Arbeiten frisst so viel Zeit!”).

Auch kommt immer wieder die Frage auf, ob Team-Meetings so eigentlich funktionieren können oder ob es besser wäre, auf sie zu verzichten. Da wir aktuell nicht wissen, wie lange dieser Ausnahmezustand anhalten wird, ist eine Verschiebung stets abzuwägen:

Ist eine Entscheidung oder ein Austausch zeitkritisch? Wie hoch sind die Kosten / Probleme, wenn wir jetzt nichts tun?

Für “Beginner” habe ich hier einige Empfehlungen für remote Team-Meetings notiert:

1. Erwartungsmanagement: Sei offen für neue Erfahrungen und Erkenntnisse. Meetings über Video sind anders als in einem physischen Raum. Klingt banal, wird jedoch oft vergessen. Nuancen werden verschluckt bzw. nicht richtig übertragen, je nach Video-Tool sehe ich die anderen vielleicht gar nicht komplett oder nur klein. Es hilft hierbei, besonders verbose (im Sinne von “deutlich”) zu sein: Wenn ich etwas nicht verstehe, frage ich lieber direkt nach, da mein Stirnrunzeln vielleicht übersehen wird. Wenn ich zustimme, äußere ich dies auch verbal, anstatt nur zu nicken. Nutze Bild und Ton.

2. Headset: Besorge Dir nach Möglichkeit eine gute Ausrüstung: ein Headset (Mikro und Kopfhörer) um Nebengeräusche zu vermeiden (oft reicht schon das bei Deinem Smartphone mitgelieferte Headset). Deine Kolleg*innen werden es Dir danken, wenn sie nur Deine Stimme hören und nicht das Staubsaugen bei den Nachbarn.

3. Kamera: Du siehst super aus, versprochen. Ein Bild hilft den anderen ungemein um etwas mehr von Dir und Deiner Stimmung mitzubekommen. Integrierte Kameras sind oft schlechter als externe, können aber durchaus reichen. Ich persönlich habe eine externe (Logitech C920), da Dell bei einigen Serien die Kamera links unten eingebaut hat, was zu einer sehr unglücklichen Perspektive führt. Besser ist es (auch für das Gegenüber), wenn die Kamera mittig und höher angebracht wird, damit möglichst direkter Augenkontakt entsteht.

4. Internet: damit steht und fällt es natürlich. Hier hilft es mitunter, nicht über WLAN sondern Kabel (Ethernet) ins Netz zu gehen um zumindest die Fluktuation innerhalb der eigenen Wohnung zu minimieren. Zusätzlich braucht man aber auch eine halbwegs stabile Leitung (mit Up- und Download).

5. Tooling: Ich persönlich habe mit zoom gute Erfahrungen gemacht, nutze aber mit verschiedenen Kund*innen auch Slack, jit.si oder MS Teams. Jedes Tool hat seine Vor- und Nachteile. Zoom hat den Vorteil, dass nur ich als Raumbereitstellerin einen Account benötige. Jit.si kann selbstgehostet werden, benötigt entsprechend etwas Know How. Slack oder Teams sind oft bereits in Konzernen vertreten.

6. Netikette: Stelle Dich stumm, wenn es um Dich herum nicht wirklich leise ist. Die Nebengeräusche sind für die anderen Teilnehmenden anstrengend, zumal sie durch die Übertragung oft lauter und verzerrt wirken.

Da es wiederum auch komisch ist in die Totenstille hineinzusprechen, hilft es, immer wieder den Ton anzustellen und “bestätigende Laute“ zu äußern (vgl. 1).