How to Open Space (online)

Open Space online Info

Die Methode Open Space ist einschlägig bekannt und von Meetups, UnConfs oder “richtigen” Konferenzen nicht mehr wegzudenken.

Die Prinzipien kurz zusammengefasst:

  • Es gibt mehrere Räume, die sich um einzelne Fragen oder Themen drehen. Jeder Teilnehmerin steht es frei, einen oder mehrere Räume zu besuchen und sich nach Belieben einzubringen oder “Honig zu saugen”, also von anderen zu lernen.
  • Jeder ist für sich selbst und sein Anliegen verantwortlich.
  • Auch der Pausenraum (hier: Kaffeeküche) ist ein wichtiger Ort, da einige wichtige Gedanken sich vielleicht (noch) nicht als Thema formulieren lassen.
  • Wenn die Zeit abgelaufen ist, ist Schluss. Es ist hilfreich (andere sagen: notwendig), wenn es neben einem Zeitwächter auch eine Themeninhaberin gibt, die am Schluss noch mal die Ergebnisse im Plenum vorstellt.

2020 habe ich die Methode mit einer Kollegin ins Digitale “übersetzt” und seitdem immer wieder gerne genutzt für Teams oder Organisationen, die viele Themen und Interessen haben. Heute möchte ich die Methode kurz vorstellen und das Material zur Verfügung stellen.

Was wir dafür benötigen:

  • Zoom (oder ein anderes Videokonferenz-Tool, das das eigenständige Wechseln zwischen Räumen ermöglicht. Theoretisch kann man natürlich auch eigene Links pro Raum hinterlegen und dadurch z. B. Jitsi nutzen, das ist jedoch etwas umständlicher.)
  • Host-Rechte (in Zoom)
  • Ein externes (also nicht das Zoom-) Whiteboard (z. B. Miro, Mural, Conceptboard…). Auf dieses sollten alle Beteiligten schreibenden Zugriff haben, es sollte zudem keine Begrenzung an Elementen geben.
  • Mindestens rudimentäres Technik-Verständnis. Den Beteiligten sollten die Unterschiede zwischen Browser und Zoom-App bekannt sein, die Bedienung der Breakout-Rooms sollte eventuell zu Beginn einmal geübt werden.

Die Vorbereitung

Zuerst mache ich eine Themensammlung. Aus dieser ergeben sich die nachfolgenden Themen und Räume.

Themensammlung Beispiel

Hinweise:
1. Ich habe diese Vorschläge hier farblich differenziert um zwischen den Anforderungen zu unterscheiden. Das muss man natürlich nicht machen.
2. Der Einfachheit halber belasse ich es hier bei drei Vorschlägen. Es könnten weit mehr sein. Je nach Gruppengröße sollte ich auch die Räume und zu behandelnden Themen skalieren. Bei 6 Personen machen 6 Räume keinen Sinn (sondern vielleicht eher die Frage, wie es kommt, dass sie so diverse Anliegen haben), bei 90 Personen sind 3 Räume zu wenig. Ziel sollte meines Erachtens stets ein bestmöglicher Austauschsraum bei gleichzeitiger Perspektivenvielfalt sein.

Der offene Raum

Ich habe die Elemente (Räume für Themen) bereits auf einem Board vorbereitet, wenn ich im Vorgespräch oder zu Beginn der Sitzung merke, dass diese Methode hilfreich sein könnte.
Da die Methode recht gut skaliert, kann ich sie schnell anpassen, falls mehr oder weniger Themen als Räume angesprochen werden.

Open Space online Whiteboard Beispiel

Meine Vorbereitung eines Raumes kann dann so aussehen:

Wir sehen hier links oben die Benennung des Raumes, den wir genauso auch in Zoom nutzen. Dort benennen wir die Breakoutrooms entsprechend um.
Wir könnten es jedoch auch bei “Raum 1”, “Raum 2” etc. belassen oder den Räumen “unverfängliche” Namen geben (“gelb”, “orange”, “lila”).

Ich erläutere kurz das Vorgehen (siehe Prinzipien oben).
Da wir hier eher vom Gesetz der Finger als vom Gesetz der Füße Gebrauch machen, erläutere ich noch mal wie der Wechsel zwischen Breakout-Räumen funktioniert.
Und da es immer wieder vorkommt, dass einzelne Teilnehmer*innen Schwierigkeiten damit haben, bleibe ich als Moderatorin meist die gesamte Zeit im Hauptraum um zu assistieren, da ich als Host Teilnehmer*innen auch direkt in Räume zuweisen kann.

Erfahrungsgemäß ist ein Zeitfenster von 40-60 Minuten pro Runde passend um den Teilnehmer*innen Zeit zu geben sich in ein oder mehrere Themen einzufinden und somit auch Räume zu wechseln.

Anschließend hole ich alle wieder ins Plenum und wir machen eine Auswertung. Hier sollte jeweils eine — möglichst vorher festgelegte — Person kurz umreißen, worum es im jeweiligen Raum ging und welche Ergebnisse oder Erkenntnisse gewonnen wurden. Sofern diese als Maßnahmen auch das restliche Team betreffen, müssen sie ggf. kurz abgestimmt werden oder wir überlegen, wie damit weiter verfahren wird.

Open Space online Whiteboard Beispiel befüllt

Kaffeeküche?

Wie bei jedem guten Open Space finden nicht alle wichtigen Gespräche in geplanten Sessions statt, sondern auf dem Flur, am Buffet oder eben in der Kaffeeküche. Je nach Größe der Gruppe kann es sinnvoll sein, mehrere solcher Extraräume zu platzieren.

Zusammenfassung

Dieses Format kann natürlich nach Länge, Menge der Teilnehmenden und Themenvielfalt variieren. So können durch den modularen Aufbau schnell weitere Räume hinzugefügt (dupliziert) werden.
Ebenso denkbar ist ein Themenparkplatz oder eine vorher festgelegte Agenda / Matrix für weitere Runden.

  • Dauer: ab 1,5 h (inkl. Themensammlung und Auswertung); falls die Teilnehmenden die Tools noch nicht kennen: etwas Übungszeit einplanen
  • ab 10 Teilnehmenden (oder anders: ab einer Gruppengröße, die nicht mehr sinnvoll unter einen Hut zubringen ist, weil die Themen sehr divers sind und die Teilnehmenden auch nicht unbedingt von der Themenbearbeitung Einzelner profitieren (z.B. in großen Teams, die wenig fachliche Überschneidung haben oder eben in losen Workshop-Gruppen)
  • Benötigt werden Zoom (mit Host-Rechten) und ein externes Whiteboard

Und wer mag, kann sich die leeren Bilder gerne hier herunterladen (Maus Rechtsklick, Bild speichern unter …) und benutzen (Themensammlung, Open Space Info, Themenbearbeitung — zu klärende Frage).