Pläne sind gemacht, Ziele sind gesetzt, doch dann kommt alles anders: Der Zug fährt nicht, das Ziel ist plötzlich obsolet und die Person, von der alles abhängt, ist krank. Hier ist ein effektiver Umgang mit Störungen gefragt.
Störungen im Arbeitsalltag sind unvermeidbar. Aber anstatt sie als lästige Unterbrechungen zu sehen, können wir lernen, sie zu begrüßen und zu nutzen. In diesem Blogpost erfährst du, wie du:
- Störungen erkennst und einordnest,
- Unwichtige Störungen abgrenzt,
- Strategien entwickelst, um mit den wichtigen Störungen produktiv umzugehen.
Störungen erkennen und einordnen
Störungen sind unvermeidbar und treten oft unerwartet auf. Sonst, logisch, wären sie keine Störungen. Doch woran merkst du, dass eine Störung vorliegt, um die du dich überhaupt kümmern musst?
Eine Störung ist dann relevant, wenn sie die Arbeitsabläufe signifikant beeinträchtigt. Typische Beispiele: Ein Kollege muss vorzeitig den lange geplanten Workshop verlassen, weil die Tochter krank nachhause geschickt wurde. Eine Kollegin hatte auf dem Weg zur Arbeit einen kleinen Auffahrunfall und ist nicht mehr voll konzentriert bei der Arbeit. Und der Auszubildende hat sich eine fiese Grippe eingefangen und kommt frühestens in 10 Tagen wieder? Solche Störungen erfordern deine Aufmerksamkeit und Empathie.
Wichtig ist, auf die Signale im Team zu achten. Wenn jemand plötzlich stiller ist als sonst, häufiger abwesend ist oder Konflikte häufiger auftreten, sind dies klare Anzeichen für eine Störung. Auch technische Probleme, die die Arbeit behindern, zählen dazu: Wenn der Rechner deines Kollegen ständig abstürzt, braucht es baldige Abhilfe — sonst droht Frustration.
Deine Aufgabe als Teamlead oder Kolleg:in ist es, diese Störungen zu erkennen und angemessen darauf zu reagieren.
Unwichtige Störungen abgrenzen
Jede Störung sollte sofort behandelt werden. Man könnte sagen: Keine Störung ist unwichtig. Doch nicht jede Störung braucht die volle Aufmerksamkeit aller Teammitglieder. Es ist wichtig zu erkennen, welche Störungen das Team wirklich jetzt beeinträchtigen und welche in ihrer Bearbeitung vertagt werden können. Manche lösen sich mit etwas Zeit auch von selbst auf.
Zwei Beispiele: Ein Teammitglied hat eine schlechte Nacht hinter sich und ist daher etwas gereizt. Eine Kollegin rollt bei der länglichen Ausführung eines Sachverhaltes mit den Augen.
Solange dies nicht zur Regel wird, kannst du hier ruhig darüber hinwegsehen. Es geht darum, ein Gefühl dafür zu entwickeln, welche Störungen das Team aktuell beeinträchtigen und welche nicht.
Denn: Alles, was du im gesamten Team ansprichst, bekommt Aufmerksamkeit. Und nicht immer ist das sinnvoll oder angemessen.
Das richtige oder passende Maß gibt es nicht. Für die einen wirst du vielleicht zu viel ansprechen, für andere zu wenig. Probiere es aus und du wirst mit etwas Übung und Feedback ein für dich stimmiges Maß finden.
Strategien entwickeln, um mit wichtigen Störungen umzugehen
Sobald du erkannt hast, welche Störungen deine Aufmerksamkeit benötigen, geht es darum, produktiv mit ihnen umzugehen. Hier einige Strategien:
- Offene Kommunikation: Sprich die Störung direkt an. Ein offenes Gespräch kann oft Wunder wirken. Wenn eine Kollegin persönliche Probleme hat, zeige Verständnis und biete Unterstützung an.
- Flexibilität im Planen: Sei flexibel und passe die Planung an die neuen Gegebenheiten an. Wenn ein wichtiges Teammitglied krank ist, überlege, wie die Aufgaben umverteilt werden können.
- Gemeinsame Lösungsfindung: Beziehe das Team in die Lösungsfindung mit ein. Oft haben die Betroffenen selbst gute Ideen, wie mit der Störung umgegangen werden kann.
- Professionelle Unterstützung: Manchmal ist es hilfreich, externe Unterstützung in Form von Supervision oder Coaching hinzuzuziehen. Dies kann besonders in stressigen Phasen eine wertvolle Hilfe sein.
- Neugier und Akzeptanz: Suche nach Lösungen, aber akzeptiere auch, dass es manchmal keine (schnelle) Lösung gibt.
In einem meiner Mediationen stellte sich schnell heraus, dass die Teammitglieder aus verschiedenen Gründen völlig überlastet waren. Außerdem fehlte eine wichtige Person. Statt wie geplant die Konflikte zu bearbeiten, entschieden wir uns, eine mehrstündige Supervision durchzuführen, um das Team zu stabilisieren. Dies zeigte schnell positive Effekte. Sogar einige der Konflikte konnten dadurch geklärt werden.
Zusammenfassung
Störungen im Arbeitsalltag sind unvermeidbar, aber mit der richtigen Herangehensweise können sie das Team sogar stärken. Erkenne relevante Störungen, grenze unwichtige ab und entwickle Strategien, um produktiv mit ihnen umzugehen. Eine offene Kommunikation und Flexibilität sind dabei entscheidend.
Begrüße Störungen, sie kommen eh. Rechne mit ihnen und lass dich überraschen, was sie mitbringen. Du möchtest lernen, wie du besser mit Störungen umgehen kannst?
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