Wer muss dabei sein? (Konfliktklärung in Organisation)

„Eigentlich betrifft der Konflikt nur Frau Lee und Herrn Luv. Können Sie nicht nur mit den beiden arbeiten? Das wird doch sonst viel größer … und die anderen kommen nicht zum Arbeiten.“

Bei jeder Konfliktklärung / Mediation im betrieblichen Kontext stellt sich diese Frage: Wer muss dabei sein?

Was im privaten Kontext oft — wenngleich nicht immer — einfacher qua „Struktur“ zu entscheiden ist (z.B. die direkten Beziehungspartner*innen), benötigt in Organisationen immer eine bewusste Entscheidung.

Meist wollen wir (aus Scham oder weil wir Eskalationen vermeiden wollen) einen Konflikt klein halten — und wollen dementsprechend auch die Klärung im engsten Kreise abhalten.

Das ist in bestimmten Situationen sinnvoll, in anderen nicht. Hier möchte einen groben Überblick geben und meine Gedanken teilen.

Die Klärung ist nicht der Konflikt

Einen Konflikt klein halten ist meist eine gute Idee. Sobald wir andere Personen als Unterstützer („Du glaubst nicht, was er sich wieder geleistet hat!“) oder Publikum („Na Frau Meier, und wie immer lassen Sie uns alle warten für Ihren großen Auftritt!“) einbeziehen, eskaliert der Konflikt mehr. Das Feuer des Konflikts hat neues Trockenholz gefunden, an dem es sich nährt. Sowohl Unterstützungsanrufung als auch Szenen vor Publikum fordern uns auf, uns zu positionieren. Es erfordert große Wachsamkeit sich nicht in dieses „Spiel“ einladen zu lassen.

Daher gilt: Der Konflikt ist meist längst vielen bekannt. Und viele leiden darunter. Daher ist eine Klärung auch potentiell für die anderen heilsam, da in einer Klärung Dinge zur Sprache kommen, die vorher vielleicht nur angedeutet und somit als Waffe genutzt wurden.

Mitunter höre ich die Sorge: „Wenn nun aber das ganze Team der Mediation beiwohnen muss — dann werden die doch alle hineingezogen!“

Meiner Erfahrung nach ist dies oft längst passiert — wenngleich nicht bewusst. Die Klärung, also das Aufdecken und Besprechen der Schwierigkeiten im Umgang miteinander — ist nicht der Konflikt. Dennoch gilt natürlich weiterhin: Eine Klärung kann keine Harmonie versprechen. Nur mehr Klarheit.

Was heißt denn … alle?

Eine weitere Sorge: „Die Kolleg*innen können doch dazu gar nichts sagen! Das ist doch nur ein Konflikt zwischen Frau Luv und Herrn Lee!“

Das kann sein. Allerdings glaube ich inzwischen, dass die wenigsten Konflikte alleine auftreten. Konflikte mögen Gesellschaft.

Hier wird vermutlich Frau Luv einen Konflikt mit Herrn Lee haben und Herr Lee wird einen Konflikt mit Frau Luv haben.

Und sofern beide in ein Team eingebunden sind, kann es gut sein, dass noch andere Themen auftauchen, denn meist ärgert sich nicht nur eine Person über etwas — sie ist nur vielleicht etwas lauter als andere.

Zusätzlich kann es hilfreich sein, die Kolleg*innen, die sich aus einem Konflikt bisher herausgehalten haben, anzuhören: oft haben sie ebenfalls interessante Gedanken zu dieser Situation und erweitern somit für alle die Perspektive.

In gewisser Weise ist eine Konfliktklärung auch immer eine „teambildende Maßnahme“: Die Beteiligten lernen miteinander, am lebendigen Beispiel, wie sie mehr Klarheit in ihre Kommunikation bringen können und wie sie durch ihr Verhalten Beziehung gestalten.
Daher hat der Blick in die Vergangenheit auch das Potential die Zukunft (durch die Arbeit im Hier und Jetzt) zu verändern.

Also … Wer gehört dazu?

Bei der Auswahl der Beteiligten bemühe ich erstmal ebenfalls die Strukturen. Dies kann z. B. heißen:

Alle Teammitglieder auf einer hierarchischen Ebene (plus Führungskraft)

Hier nutze ich zur Konkretisierung Beispiele:

a) eine IT-Firma mit verschiedenen Teams. Im Team SoftwareDesign sind sich Tim und Susi über mangelnde Absprachen und dadurch entstandene Versäumnisse in die Haare gekommen. Xenia und Michele hatten damit nichts zu tun, allerdings hat Michele bereits mehrfach vorgeschlagen, anders zusammenzuarbeiten. Dies wurde jedoch bisher von allen anderen aus verschiedenen Gründen abgelehnt. Es gibt keine Teamleitung, nur den Abteilungsleiter Jan, der sich aus Entscheidungen gerne raushält.

Da ich denke, dass Konfliktklärung auch Führungsaufgabe ist, spreche ich erst mit Jan um anschließend in der Klärung mit dem ganzen Team (Susi, Tim, Michele und Xenia) und ihm zu arbeiten.

b) wie oben, aber zusätzlich erhält das Team gerade Unterstützung durch zwei Freelancer, Anton und Raj. Raj arbeitet mit dem Team vor Ort, Anton arbeitet aus einer anderen Stadt und nur 20h/Woche.

Jan fragt: „Sollen die etwa auch kommen? Das sind doch Freelancer! Sollen die das auch noch bezahlt bekommen?“

Gute Frage. Gehören sie zum Team? (Eventuell muss man hier sehr genau hinhören und nachfragen, da sie natürlich steuerrechtlich nicht zum Team gehören dürfen wegen des Verdachts von Scheinselbständigkeit, aber de facto Arbeit im IT-Bereich oft so funktioniert, dass Externe Seite an Seite mit Internen arbeiten — und das auch viele Vorteile bringen kann.)

Also: Arbeiten sie an denselben Produkten? Verfolgen sie dieselben Teamziele? werden sie auch in Zukunft miteinander arbeiten? Dann sollten sie an der Klärung — genau wie die Festangestellten — beteiligt werden.

Gleichzeitig muss es plausibel sein: Wie viel bekommt Anton wirklich mit? Oder arbeitet er vielleicht nur an eigenen abgegrenzten Aufgaben?

Macht es Sinn, ihn ggf. virtuell dazuzuholen, gerade wenn er weiter weg lebt? (Dies erhöht potentiell den methodischen Schwierigkeitsgrad.)

Klein anfangen?

Wenn Konflikte Hierarchien und Teamgrenzen überschreiten oder durch ihre Rollen besonders exponierte Personen verwickelt sind, kann es sinnvoll sein, kleinschrittig vorzugehen:

(Hierarchisch) Exponierte Rollen / Funktionen zuerst

Hierzu ebenfalls zwei Beispiele:

a) In einer Firma gibt es immer wieder Ärger zwischen den Abteilungen Marketing und IT. Die Abteilungsleiter schützen ihre Mitarbeiter*innen, lösen die Spannungen jedoch nicht auf.

Hier kann es hilfreich sein, erstmal zwischen den Abteilungsleitern zu mediieren um ihnen einen sicheren Raum zu geben, in dem sie ohne Gesichtsverlust miteinander ihre Themen klären können. Idealerweise ist bei dieser Mediation sogar die Geschäftsführerin anwesend um sich bei der Klärung und Lösungsfindung zu beteiligen.

Anschließend (Schritt 2) kann dann eine Mediation mit den Abteilungsleitern und den Mitarbeiter*innen durchgeführt werden.

b) In einer Schule kriselt es im Kollegium. Insbesondere die Beziehung zwischen Personalrat und Schulleitung ist beschädigt.

Durch ihre spezifischen Rollen und Funktionen bietet es sich an, mit Schulleitung (Leiterin und Stellvertreter) und Personalrat (drei gewählte Personalräte) in eine erste Klärung zu gehen, da beide Institutionen miteinander ein Vertrauensverhältnis für ihre Zusammenarbeit brauchen.

Wurden hierbei notwendige Punkte geklärt, kann im zweiten Schritt eine Klärung mit dem gesamten Kollegium erfolgen.

And now what?

Natürlich sind diese Beispiele und Gedanken etwas holzschnittartig und können nur eine grobe Orientierung bieten.

Für jede Klärung muss individuell überlegt werden, wer dabei sein sollte. Hierzu berate im Vorgespräch einer Klärung, da ich für diese Einschätzung genauere Informationen benötige. Nicht immer reichen die strukturellen Grenzen innerhalb einer Organisation aus um alle notwendigen Personen zu Teilnehmenden zu machen.

Gerade in Organisationen, die agil, holokratisch oder anderweitig “hierarchiearm” organisiert sind, ist eine genaue Auftragsklärung sehr wichtig um wirklich die richtigen Menschen einzubeziehen. Notwendig sind hier für eine hilfreiche Auftragklärung Personen, die auch die kritischen Punkte benennen und sich einer Konfliktklärung verpflichtet sehen — und keiner vermeintlichen Harmonie. Von einer expliziten Führungskraft ist dies zu erwarten, von in ihren Teams eingebetteten und eventuell sogar freundschaftlich verbundenen Scrum Mastern nicht.